Simpeler datakwaliteitprogramma moet leiden tot een hogere databetrouwbaarheid

AMSTELVEEN - Het datakwaliteitprogramma voor de levensmiddelen- en drogisterijsector wordt vanaf dit voorjaar een stuk eenvoudiger en gebruiksvriendelijker. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de aanpassing van systemen, processen en procedures. Het beoogde resultaat: meer duidelijkheid, hogere databetrouwbaarheid in GS1 Data Source en op termijn een soepeler controleregime. Sectormanager Jerry Tracey: “Juist omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt, is het zaak om het programma nu eerst betrouwbaarder en simpeler te maken.”

Het project DatakwaliTijd 2.0 dat in 2016 startte was uniek. Geen wonder dus dat niet alles meteen even handig en efficiënt verliep. In 2019 maakte GS1 er een doorlopend programma van. De doelstelling van een databetrouwbaarheid van 96 procent in 2019 werd  behaald en eind 2020 werd het jaar uiteindelijk afgesloten met een score van 91%.

“Het bereiken daarvan verliep allesbehalve soepel. Bij de start van het datakwaliteitprogramma dachten we dat het realiseren van betrouwbare productdata in GS1 Data Source gemakkelijker zou zijn. Het kostte meer moeite dan gedacht, met name bij leveranciers. We kregen de afgelopen jaren veel feedback van leveranciers en retailers. We moesten het programma nog eens tegen het licht houden. Mede op basis van alle feedback hebben we vastgesteld hoe we een en ander simpeler kunnen maken. In het voorjaar kunnen we met het nieuwe programma aan de slag”, vertelt Jerry Tracey, sectormanager retail bij GS1 Nederland.

Streven is een datakwaliteitprogramma dat geruisloos verloopt

Een datakwaliteitprogramma blijft voorlopig noodzakelijk. “Sterker nog: de komende jaren neemt het aantal datavelden dat wordt uitgewisseld en daarmee het belang van het programma alleen maar toe. Het gaat allang niet meer alleen over logistieke data en over etiketinformatie, maar ook over bijvoorbeeld productafbeeldingen en gevaarlijke stoffeninformatie. Ook zullen we nieuwe productgroepen toevoegen, zoals vorig jaar de drogisterijartikelen. Juist omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt, is het zaak om het hele proces nu eerst betrouwbaarder en simpeler te maken.”

Het streven is een datakwaliteitprogramma dat geruisloos verloopt. “Denk aan andere standaarden zoals die voor GS1 barcodes of GS1 EDI. Die worden vandaag de dag door alle leveranciers en retailers in de dagelijkse operatie toegepast zonder daarover na te denken. Dat is ook het doel dat we voor ogen hebben met dit datakwaliteitprogramma. Als we erin slagen dat te realiseren, kunnen we misschien toe naar een minder intensief controleregime met meer steekproefsgewijze controles. Daar zijn we nu nog lang niet, maar met deze verbeteringen zetten we wel een flinke stap vooruit.”

Ingebruikname nog dit voorjaar

Het afgelopen jaar heeft GS1 benut om de processen, procedures en met name het controlesysteem aan te passen. “Wij willen het programma graag simpeler maken, maar de technologie moet dat natuurlijk wel ondersteunen. Dat heeft geleid tot een langdurig, veelomvattend project waarmee een flinke investering is gemoeid. We hebben bijvoorbeeld een API ontwikkeld waarmee elke Data Management Service (DMS) altijd toegang krijgt tot productdata die up-to-date is. Controles op basis van achterhaalde productdata is daarmee verleden tijd. Op dit moment zitten we in de testfase. We verwachten het vernieuwde systeem dit voorjaar in gebruik te kunnen nemen.”

Geen voorbereidingen nodig voor leveranciers

Leveranciers hoeven daarvoor niets te doen, benadrukt Tracey. “Zij hoeven hun systemen niet aan te passen of updates te installeren. Zij kunnen na ingebruikname dit voorjaar profiteren van de voordelen: dagelijks een actueel statusoverzicht van controles in MijnGS1, duidelijkere controlestatussen en een eenvoudiger en gebruiksvriendelijker proces dat hopelijk leidt tot meer duidelijkheid. Leveranciers vinden straks in MijnGS1 alles in een portaal. Welke artikelen zijn opgeroepen? Welke zijn al gecontroleerd? En wat zijn de resultaten? De Excel die we nu twee keer per week per e-mail versturen aan de leveranciers komt daarmee te vervallen. De komende tijd informeren we leveranciers en retailers over de voordelen en wijzigingen.”

Meer duidelijkheid voor alle partijen

Wat nu nog te vaak mis gaat zijn vaak ogenschijnlijk triviale zaken zoals verschillen in statusmeldingen. Een leverancier krijgt bijvoorbeeld na het correct invoeren van een nieuw een andere melding dan een retailer. Wordt dan hetzelfde bedoeld? “Dergelijke verschillen zorgden voor veel spraakverwarring tussen leveranciers en retailers”, stelt Tracey.

Soms zijn de oorzaken voor spraakverwarring wat minder eenvoudig op te lossen. Als voorbeeld noemt Tracey de controle van de productdata in de datapool aan de hand van het fysieke product. Die controle door de daarvoor geaccrediteerde Data Management Service (DMS) gebeurt nu niet altijd op basis van actuele productdata. “De reden is dat het vaak enkele dagen of weken duurt voordat de DMS over het fysieke product beschikt en de controle kan inplannen. Maar de leverancier zit natuurlijk niet stil. Die heeft ondertussen de productdata in de datapool vaak al aangevuld of verbeterd. Dat leidt tot onbegrip als een product toch wordt afgekeurd.” Dat lossen we met het nieuwe systeem op. Een DMS controleert straks altijd op basis van de meest actuele productinformatie.

Niet alleen leveranciers, maar alle betrokkenen profiteren van een nog hogere databetrouwbaarheid. Retailers krijgen meer duidelijkheid over de vraag welke productdata wel en niet betrouwbaar zijn. Andere afnemers van de datapool, zoals de ontwikkelaars van apps bijvoorbeeld, profiteren van verbeterde toegang tot de data. En DMS’en krijgen toegang tot actuelere productdata om te controleren. “Daarnaast hebben we betere afspraken met hen gemaakt over de prestaties van de IT-systemen”, legt Tracey uit. “En ook zelf profiteren we van de aanpassingen. Wij hebben nu een datakwaliteitprogramma dat we als organisatie beter kunnen uitleggen.”

Bron: GS1 Nederland