Resultaatgericht verbeteren? Durf de lat hoog te leggen

OOSTERBEEK - Sneller, efficiënter, beter. Welke organisatie wil dat nu niet? De vraag is dan ook meestal niet óf verbetertrajecten ingezet moeten worden, maar hoe. Waar begin je? Welk leiderschap is nodig en vooral: wat zijn je werkelijke ambities, waar zit je werkelijke verbeter potentieel? En durf je de lat hoog genoeg te leggen om je ambities daadwerkelijk te halen?

De grootste valkuil in verbetertrajecten is een te beperkt blikveld. Het ‘gewoon maar beginnen’ en het ‘verbeteren om het verbeteren’. Of een actuele situatie - denk aan een crisis of een plots aangekondigde audit - die aanleiding tot acuut verbeteren geeft. De werkelijke verbeterpotentie wordt daarbij vaak over het hoofd gezien. Het leidt in de meeste gevallen tot crisisinterventies met een negatieve impact, of een ondoordachte uitvoering van een verbeterplan met beperkte impact op de bedrijfsvoering en de moraal van medewerkers. Terwijl juist zij een cruciale rol vervullen bij het slagen van verbetertrajecten.

Leg de lat niet te laag

De crux van verbeteren is dan ook vooruit regeren. Vanuit zorgvuldig bepaalde ambities en kraakheldere doelen voor de langere termijn. Van daaruit kan de verbeterpotentie bepaald worden en is het tijd voor een stap-voor-stap-plan. Met eerst de grote stappen, het laaghangende fruit. Want zeventig tot tachtig procent van de verliezen in de operatie wordt veroorzaakt door slechts twintig tot dertig procent aan afwijkingen en problemen. Door goed gebruik te kunnen maken van dit soort Pareto-analyses is al snel inzichtelijk dat er in de basis meer potentie aanwezig is dan je op voorhand zou verwachten. Waar meteen maar mee gezegd is dat je de lat dus zeker niet te laag moet leggen.

Verbeterkansen in kaart, behapbare aanpak

Wie vervolgens zorgt voor goede bedrijfsdata en het juiste cijferwerk en diep en kritisch durft te kijken, krijgt helder inzicht in alle verbeterkansen. Op basis daarvan kan een behapbare aanpak gecreëerd worden. Dit onder het motto: liever een verbeterlijst met zeven thema’s die tachtig procent van de problemen oplossen dan drie pagina’s vol gedetailleerde verbeterpunten. Voorkom grote hooibergen met spelden. Eerst de grote verbeterstappen. En laat die maar over aan de verbeterteams.

Faciliterend leiderschap gevraagd

Dat laatste klinkt eenvoudiger dan het lijkt. Het vraagt om faciliterend leiderschap. Om de verfijnde balans tussen enerzijds sturen, koers houden en scherp aan de wind zeilen en anderzijds durven loslaten en verantwoordelijkheden neerleggen daar waar ze horen, namelijk bij de mensen die het samen moeten doen. Zij hebben de inhoudelijke en praktische kennis hoe het in de operatie reilt en zeilt. En zullen zich gaandeweg eigenaar moeten gaan voelen van het verbetertraject. Motiveren en commitment creëren zijn dus veel belangrijker dan alles dichtregelen.

Alertheid als basis voor continu verbeteren

Minstens zo motiverend zullen de eerste gemaakte verbeterslagen en geboekte resultaten zijn, nadat de grote stappen zijn gezet. Blijf dan alert en zorg dat de lat onverminderd hoog blijft liggen. Bij het realiseren van bijvoorbeeld een mooie OEE sprong naar de tachtig procent hoort natúúrlijk gejuich. Maar waak voor de gedachte ‘beter dan dit wordt het niet’. Leun je tevreden achterover, dan stopt het verbetervehikel. Hou mensen dus scherp en motiveer hen, om op basis van actuele data en stuurinformatie, op zoek te gaan naar de op het oog kleine, maar uiterst belangrijke dieper gelegen verbeterkansen. Daar zijn de vervolgstapjes te maken om de vooraf gestelde ambities daadwerkelijk waar te maken. De kleine, extra verbeterresultaten die dat oplevert zijn van onschatbare waarde. Ze geven de drive en energie om steeds weer op zoek te blijven gaan naar de te voorkomen verliezen en aan te pakken verbeterpunten.  Die bedrijfsbrede attitude en alertheid vormt de basis voor het hoogst haalbare: een modus van continu verbeteren met als ultiem einddoel “Zero losses” als de hoogste lat!

Door: Ronald Visser, Partner ARV Group

Waak voor de gedachte ‘beter dan dit wordt het niet’.